Kulude juhtimine vs. ERP hanked

GEP ja Põhja-Carolina osariigi ülikooli (NCSU) Supply Chain Resource Cooperative küsitlesid tarneahela, hanke- ja IT-spetsialiste erinevatest tööstusharudest, et saada ülevaade nende prioriteetidest ja strateegiatest seoses tarneahela vastupidavuse ja optimeerimisega. Uuringu tulemused viitavad mitmetele kõrvalekalletele, mille puhul protsesside, tehnoloogia ja teabevoo lüngad võivad tootlikkust ja optimeerimist takistada. Küsitletud spetsialistidest 59% pidas hanke/hanke ja tarneahela vahelist lõhet oluliseks katkestuseks ja kõige pakilisemaks valupunktiks.

Kuid nägemus tõeliselt integreeritud tarneahelast on osutunud raskeks teostada. Mitme ettevõtte tarneahela võrgud (MSCN) on võtmetehnoloogia laiendatud tarneahelas koostöö parandamiseks. MSCN on koostöölahendus tarneahela protsesside jaoks, mis on üles ehitatud avalikule pilvele – mitu-mitmele arhitektuurile –, mis toetab kaubanduspartnerite kogukonda ja kolmandate osapoolte andmevooge. MSCN-i lahendused pakuvad tarneahela nähtavust, võrgupõhiseid rakendusi ja võrguanalüütikat kogu laiendatud tarneahelas.

Võrkudel on eristavad eelised tarnijate kaasamise, suhtluse, partnerite haldamise ja ainulaadse analüüsi pakkumise osas. Sageli on lahendus seda parem, mida suurem on võrgus osalejate arv.

Kuluhalduslahendused kasutage võrku

MSCN-i turg koosneb erinevat tüüpi lahendustest. Üks lahendus on ärikulude haldamine. Peamised kulutuste haldamise tarnijad on GEP, Coupa ja Jaggaer.

ARC definitsiooni järgi on ärikulutuste haldamise lahenduse puhul tegemist MSCN-iga. Kaudseid materjale ei peeta tarneahela juhtimise jaoks oluliseks. Hanke puhul on otseste materjalidega seotud probleemid olulisemad ja raskemad kui kaudsete materjalidega seotud komplikatsioonid. Otsene materjal on tooraine, komponent või koost, mida kasutatakse vahetult tootmisprotsessis.

ERP-s asuvad hankerakendused ja ärikulude haldamise lahendused teevad väga sarnaseid asju. Näiteks üks peamisi otsuseid, mille tootja peab tegema, on see, kas ta jätkab kaupade ostmist ühelt oma tarnijalt. Nii ERP-põhistel hanke- kui ka kuluhalduslahendustel on tarnija põhiandmed. Need andmed hõlmaksid näiteks ettevõtte nime, peakontori aadressi, tehaste asukohta, seda, kas ettevõte on vähemusomandis, kas ettevõte on finantsseisundis ja kas ettevõttega kauplemine on seaduslik.

Kõige lihtsamal tasemel võib ostja küsida tarnijalt, kas tema käsutuses olev teave on ikka ajakohane. Näiteks, kas olete endiselt vähemusosalusega ettevõte? Kui teave ei ole ajakohane, võib ostja otsustada tarnijaga äritegevust mitte teha enne, kui andmed on värskendatud ja kinnitatud.

Hankelahendusi uuendatakse sageli ostetud teabega. Näiteks Dun & Bradstreet (D&B) avaldab aruandeid ettevõtete krediidivõimelisuse kohta. Samamoodi pakub Descartes lahendust nimega Denied Party Screening. Keelatud osapoolte läbivaatus sisaldab nimekirja ettevõtetest, kellega on ebaseaduslik äri teha.

Mõlemad hankelahendused ERP-ettevõtetelt nagu OracleORCL
või Infor – või ärikulutuste haldamise lahendused – võivad aidata ettevõtetel neid tarnijate hankimise otsuseid jõustada. Need lahendused võimaldavad ettevõtetel importida reaalajas kolmandate osapoolte teabevooge organisatsioonidelt, mis jälgivad näiteks seda, kas tarnija on vähemusomandis, kas ta töötab lapsi või kas nende tehastes on ebaturvalised töötingimused. Mõnda teavet – näiteks vähemusettevõtte ilmateateid – uuendatakse kord aastas. Kuid palju teavet tarnijate kohta tuleb uuendada mitu korda aastas.

Mis siis, kui ettevõte ei peaks tegelema probleemsete tarnijatega? Selle tarnija saab ootele panna. On mitut ooteltüüpi, kuid Oracle'is peatab säte „Hoia kõik uued ostudokumendid” võimaluse vabastada uusi ostutellimusi konkreetsele tarnija saidile. Samamoodi saab kulutuste haldamise lahenduste puhul ostutellimuse peatada, kui teave pole ajakohane. Oracle, Coupa ja teised pakuvad kohandatud küsimustikke, mis võimaldavad hankijauuringu kaudu koguda hoolsuskohustust käsitlevat teavet. See teave saab seejärel automaatselt voolata tarnija juhile.

Seega on tarnija andmete ajakohasena hoidmise ja seejärel tarnijaga mittetöötamise otsuse jõustamise osas funktsionaalsus sarnane. Mis on võrguga seotud?

PO on kuluhalduslahenduste tugipunkt

Kuluhalduslahenduste puhul suunab ostutellimus makse kuluhaldusteenuse pakkujale. Kui ostutellimus käivitatakse ERP-süsteemis, suunatakse need ostutellimused kuluhaldusplatvormi kaudu. Kui kuluhaldus saadab ostutellimuse tarnijale, algatab see kulutuste haldamise tarkvara pakkuja jaoks väikese maksetehingu. Kui kuluhalduse tarnija soovib tasu saada, on arvel parem tarnija täpsed andmed. Kulude haldamise müüjad on seega stiimulid aitama hoida oma klientide kriitilisi tarnijaandmeid täpsena.

GEP-i tooteturunduse direktor Alex Zhong väidab, et ostutellimuse (PO) funktsiooni ei tohiks teha väljaspool ühtset platvormi: „Ostja võib saata tarnijale ostutellimuse, kuid ei saa jagada värskendatud teenuste nähtavust. tellimuse olekut, muuta tellimuste tegevusi ning logistika- ja makseteavet hallatud ja juhitud protsessis mitut ettevõtet hõlmavate osapoolte vahel, kummalgi pole akent kohapeal toimuvasse. See toob peaaegu kindlasti kaasa tellimuste täitmise pikad tsükliajad, suutmatuse täita nii tootmisplaani, varude puudujääke või viivitustest tingitud tarnehäireid ja/või kõrgeid varude ohutusvarusid ja kulusid, mis on tingitud tarnetellimuste halvast haldamisest. Häirivas keskkonnas võimenduvad need probleemid veelgi, mõjutades vastupidavust.

Tarnija hoolsuskohustus

Kui ostjad töötavad otseste materjalitarnijatega, püüavad nad teha hoolsuskohustust. Nad koostavad taotluse (RFP) ja küsivad igasugust teavet: kas teie ettevõte on vähemusomandis? Milline on teie tarnitavate toodetega seotud süsiniku jalajälg? Kas olete rahaliselt maksevõimeline? Ja küsitakse ka palju-palju muid küsimusi. Iga ostja küsib erinevat teavet, kuid palju, mida ostjad soovivad õppida, on sama. Üks äritegevuse hädasid on RFP-de täitmiseks kuluv aeg ja vaev.

Kuid võrgupõhise lahenduse korral on sellel potentsiaalsel kliendil juurdepääs paljudele asjadele, mida ta soovib teada, kui potentsiaalne ostja on võrgus. Tarnija pingutused, mida tarnija peab kulutama RFP-de loomisel, on oluliselt kergemad. Mida suurem on võrk, seda tõenäolisemalt on potentsiaalne ostja tarnijaga võrku ühendatud.

GEP-võrgustikul on 5 miljonit aktiivset tarnijat ja see teeb aastas üle 10 miljoni tehingu ja kulutab 300 miljardit dollarit. GEP hinnangul on umbes 35 protsenti kulutustest otsesed.

Siis on Jaggaer. Jaggaeri võrgustikul on 1800 ostjat, keda teenindab 5 miljonit tarnijat. Iga-aastane kulu on 550 miljardit dollarit, millest ligikaudu 30 protsenti on otsesed kulutused.

Coupa võrgustikku kuulub 8 miljonit tarnijat, üle 2500 kliendi. See kujutab endast 3.6 triljonit dollarit hallatavat kulutust. Nende kulutuste summat, mis on otsesed materjalid, ei ole avalikustatud.

PO on kuluhalduslahenduste võtmepunkt

Kuluhalduslahenduste puhul suunab ostutellimus makse kuluhaldusteenuse pakkujale. Kui ostutellimus käivitatakse ERP-süsteemis, suunatakse need ostutellimused kuluhaldusplatvormi kaudu. Kui kuluhaldus saadab ostutellimuse tarnijale, algatab see kulutuste haldamise tarkvara pakkuja jaoks väikese maksetehingu. Kui kuluhalduse tarnija soovib tasu saada, on arvel parem tarnija täpsed andmed. Kulude haldamise müüjad on seega stiimulid aitama hoida oma klientide kriitilisi tarnijaandmeid täpsena.

Alex Zhong, GEP-i tooteturunduse direktor, väidab et ostutellimuse (PO) funktsiooni ei tohiks teha väljaspool ühtset platvormi: „Ostja võib saata tarnijale ostutellimuse, kuid ei saa jagada uuenenud tellimuse oleku nähtavust, muuta tellimuse tegevusi ning logistika- ja makseteavet juhitud ja juhitud protsess mitut ettevõtet hõlmavate osapoolte vahel, millest kummalgi pole akent kohapeal toimuvasse. See toob peaaegu kindlasti kaasa tellimuste täitmise pikad tsükliajad, suutmatuse täita nii tootmisplaani, varude puudujääke või viivitustest tingitud tarnehäireid ja/või kõrgeid varude ohutusvarusid ja kulusid, mis on tingitud tarnetellimuste halvast haldamisest. Häirivas keskkonnas võimenduvad need probleemid veelgi, mõjutades vastupidavust.

Võrgud ja hankimine

Kui ettevõtted soovivad teha koostööd uute tarnijatega, võivad võrgupõhised lahendused aidata tuvastada võimalikke müügi kõrvalettevõtteid, kellega koostööd teha. Võimalust leida potentsiaalseid uusi hankepartnereid hindavad nii võrgustiku ostu- kui müügipooled.

Kuid kaudsete tarnijate leidmine võrgust on palju lihtsam kui otseste tarnijate leidmine. Kontorikoristusteenused on näiteks paljude osalejatega kategooria. Seevastu tootmisprotsessis kasutatav osa võib olla selle tootja jaoks eritellimusel valmistatud. Tarbijarühma loomine ei ole nii lihtne kui kataloogi otsimine.

Sageli on vaja ka loogikat, mis purustab materjaliarve ja seejärel võtab kinni tehnilised andmed, mida saab kasutada võrgust tarnijate otsimiseks. Kõigil kuluhalduslahenduste pakkujatel pole seda funktsiooni. Kuid Jaggaeri tegevjuht Jim Bureau ütleb, et nad teevad seda. Allhange on veelgi keerulisem töötlevas tööstuses, kus ettevõtted kasutavad pigem retsepte kui materjaliarveid. "Me töötame farmaatsia- ja keemiatööstuses," selgitas hr Bureau. „Kui teete nendes tööstusharudes uusi tooteid, peate suutma otsida materjali nende keemilise ühendi struktuuri järgi. See võimaldab keemikutel molekulaarsel tasemel öelda, mida nad püüavad hankida.

Võrgud ja võrdlusuuringud

Ettevõtted püüavad võrrelda oma jõudlust eakaaslastega. Ettevõtte kuluhaldusvõrk genereerib tohutul hulgal andmeid. Neid andmeid saab kasutada hankeosakondade abistamiseks oma toimivuse võrdlemisel. Kui võrk on ehitatud üürnike nõuetekohaste lubadega, et kasutada nende konfidentsiaalseid andmeid kindlaksmääratud eesmärkidel, mis ei mõjuta omandiõigusega kaitstud andmeid. Coupa hankespetsialistid on andnud Coupale loa oma andmeid analüütika jaoks koondada ja anonüümseks muuta. Coupa nimetab seda kogukonda luureks. Coupa kliendid saavad võrdlusuuringu andmeid, kuid nad teavad, et ostetuga seotud andmeid – sealhulgas makstud hinda ja tarnijaid, kellega nad koostööd teevad – teistega ei jagata.

Näiteks on Coupal mõõdik nimega "Riskijuhtimise hindamise lõpetamise määr", mis määrab ettevõtte tarnijate poolt täidetud riskiküsimustike protsendi. Kõige edukamates hankeorganisatsioonides täidab need küsimustikud 86.2% tarnijatest. Et võrdlusuuringu mõõdikud kehtiksid, peavad need põhinema suurel valimil. Kuna võrgus on 2500 ostuorganisatsiooni, on need mõõdikud selgelt statistiliselt olulised.

Coupal on toode nimega Risk Aware, mis kasutab kogukonna luureandmeid, et aidata hinnata kliendiga töötamise riske. Lahendus põhineb kolmandate osapoolte andmetel riskide kohta – krediidiskoorid, juriidilised dokumendid, valitsuse andmed jne. Kuid need andmed seotakse riskiskoori loomiseks ühenduse tehinguandmetega.

Tarneahela finantseerimine

Majanduslangus näib olevat peatne. Majanduslanguse ajal püüavad ettevõtted oma rahavoogu kaitsta, makstes tarnijatele aeglasemalt. See võib olla kahjulik. See võib väiksema tarnija äritegevusest välja viia. Ärikulude haldamise müüjad saavad võrguandmeid võimendada, et pakkuda tarnijatele paremaid rahastamisvõimalusi.

Kui tarnija riskiskoorid tõusevad (mis määratakse osaliselt kogukonna luureandmetega) ja ta on oluline tarnija, võib ostja nõustuda ettevõttele viivitamatult maksma, kui tal on võimalik allahindlus saada. Väikeettevõtete jaoks on rahavoog sageli olulisem kui marginaal.

Tarneahela rahastamisprogramme on ajalooliselt pakkunud finantsasutused, kuid sageli ainult tipptasemel tarnijatele, mitte väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele, kes neid kõige rohkem vajavad. Avalikel pilveplatvormidel on aga nähtavus ostjate ja tarnijate vaheliste ostutehingute jaoks. Platvormi saab kasutada pangale näitamiseks, et tarnijal on arve ja seega saab ta lõpuks tasutud. Seejärel saab pank pakkuda faktooringutehingut. Faktooringus müüb ettevõte oma nõudeid (st arveid) kolmandale osapoolele – sageli pangale – soodushinnaga. Võrgus olevad tehinguandmed võivad neid tegureid kiirendada, pakkudes samas pankadele suuremat kindlust, mis võib vähendada allahindlust, mida tarnija peab maksma.

Final Thoughts

Lõppkokkuvõttes, kui ettevõtted otsustavad traditsioonilise ERP hankelahenduse ja ärikulude haldamise lahenduse vahel, on võtmetähtsusega funktsioonide sügavus, lahenduse integreerimine ülejäänud ärirakendustega ja lahenduse maksumus. Sellegipoolest on võrgulahendustel teatud eelised.