Hall on värv, mida soovite vältida

Projektijuhtimises on selg ja valge su sõbrad – hägune hall mitte. Projektijuhina tahate tegelda selge ja kontrollitud teabega, mitte oletustega. Kui eeldusi tehakse ja neid ei kinnitata, tehakse vigu, ajakava hilineb ja projektid ebaõnnestuvad.

Eeldused on ohtlikud ja nagu kõik ohtlikud asjad – näiteks pommid või maasikakook –, kui teete väikseimagi vea, võite sattuda kohutavasse hädasse. Eelduste tegemine tähendab lihtsalt uskumist, et asjad on teatud viisil, ilma või väheste tõenditega, mis näitavad, et teil on õigus, ja näete kohe, kuidas see võib viia kohutavate probleemideni. Näiteks võite ühel hommikul ärgata ja eeldada, et teie voodi on samas kohas, kus see alati oli, kuigi teil pole tõelisi tõendeid selle kohta. Kuid voodist tõustes võid avastada, et see oli merre hõljunud, ja nüüd oled sa tehtud vale oletuse tõttu kohutavas hädas. Näete, et parem on mitte teha liiga palju oletusi, eriti hommikul.

- Lemony Snicket,
Austere Akadeemia

Nagu Lemony Snicket Kuhjumise Üritused oletused on ohtlikud. Harva faktidel põhinevad oletused isiklikul vaatenurgal, mitte reaalsusel. Kujutage ette, kuidas see võib mõjutada teie võimet meeskonda juhtida, kui teie ja teised teete oletusi millegi nii olulise kohta nagu ülesande täitmine. 

Projekti õnnestumise meetod kasutab tegevusjuhte, et tagada iga ülesande täitmine. Iga projekti planeerimise ajal on oluline luua tööde jaotusstruktuur – nimekiri kõigist projekti tegevustest kõigest, mis teie meeskonnale hetkel pähe tuleb. Hetkel on siin oluline, sest harva jõuavad isegi parimad meeskonnad igale ülesandele, mis tuleb projekti alguses täita. Tegevused ei toimu mingis kindlas järjekorras, kuna järjestamist pole veel toimunud. Samuti ei pruugi neil olla omanikku ega kestust. See on sõna otseses mõttes lihtsalt tegevuste loend.

Need ülesanded ei saa siiski omanikuta jääda. Igale ülesandele tuleb määrata omanik ehk tegevusjuht – üks inimene tegevuse kohta. Tegevusjuht on nõus hoolitsema selle eest, et töö saaks tehtud. See on inimene, kes vaatab projektijuhile otsa ja ütleb: „See on minu ülesanne. Ma hoolitsen selle eest, et see juhtuks." See ei tähenda, et nad on nõustunud füüsilise töö ise ära tegema, vaid ainult seda, et nad nõustuvad olema tegevusega seotud ainuke kontaktpunkt. Ühtse kontaktpunkti kontseptsioon on väga oluline, kuna see vähendab segadust ja lisab selgust selle kohta, kellele ülesanne kuulub.

Projektitöös on must ja valge teie sõbrad – hall on teie vaenlane. Kõik hall ja mitmetähenduslik harjub teie vastu projektijuhtimise kohtus. Eeldused loovad ootusi, mis põhinevad millelegi muule sa mõtlemine on reaalsus, mitte see, mis tegelikult is tegelikkus. Edukas projektijuhtimine ei toimi hallis – must ja valge on teie edu jaoks üliolulised. Kõik hall ja mitmetähenduslik harjub teie vastu projektijuhtimise kohtus.