Tõhusa suhtluse toon (üllatus!) on kõige olulisem: 5 tõhususe strateegiat

Teate, et suhtlus on teie usaldusväärsuse ja tõhususe jaoks ülioluline, kuid nagu paljude asjade puhul viimastel aastatel, on selle tähtsus tõusnud ja selle olemus muutunud. Hübriid- ja kaugtöö puhul tekitab distants vajaduse suhelda uutel viisidel ning pannes suuremat rõhku kirjutamisele ja asünkroonsetele lähenemistele.

Huvitav, suhtlemine aitab kaasa vaimsele tervisele, kaasatus, enesekindlus, hoidmine ja kultuur. Ja üks suhtluselement paistab silma: toon. See, kuidas teie sõnum on kujundatud ja kuidas adressaadid seda tajuvad, võib teie ja nende edus oluliselt mõjutada.

Suhtlemine vähendab vahemaad

Uued võimalused selleks töötada kontorist eemal, kaugetest kohtadest ja eemalt on esile toonud suhtluse mõju. Uute andmete kohaselt alates Grammarly ja Harrise küsitlus82% teadmustöötajatest ütleb, et kaugtöö suurendab vajadust olla parem suhtleja.

Lisaks on inimestel raskusi kolleegidega ühenduses püsimise nimel ja 45% töötajatest ütleb, et nende isiklikud sidemed on hübriidtöö tõttu kannatanud. See kogemus on põlvkonniti erinev – 59% Z-põlvkonnast, 48% aastatuhandetest, 45% X-põlvkonnast ja 28% beebibuumi põlvkonnast ütleb sama.

Täielikult 62% töötajatest ütleb, et mitmekesisuse ja kaasatuse kasvatamiseks on vaja paremaid suhtlemisoskusi. See kehtib eriti 75% töötajate kohta, kes tunnevad end neurodivergentidena – kes teatavad, et ebatõhus suhtlus takistab kaasamist, samal ajal kui ainult 64% neurotüüpsetest vastajatest nõustub sellega. Ja 77% neist, kelle jaoks inglise keel on teine ​​keel (ESL), teatas, et ebatõhus suhtlemine on takistuseks, võrreldes 68% -ga nendest, kelle jaoks on inglise keel põhikeel.

Kuid suurepärane suhtlemine loob ka positiivse töökogemuse: 52% töötajatest ütles, et asünkroonne suhtlus muudab nende töö paindlikumaks, 42% teatas, et nad on produktiivsemad ja 34% ütles, et tunnevad end paremini kaasatuna. Lisaks on 56% vastanutest tööga rahulolu suurenemise ja kolleegidega suhete paranemise põhjuseks 54%.

Toon ja enesekindlus

Tõhusas suhtluses on palju tegureid – alates sisust ja toonist kuni empaatia, režiimi ja platvormini –, kuid toon näib olevat eriti kriitiline. Tegelikult ütleb 53% teadmustöötajatest, et toon on olulisem kui suhtluse sisu. Kuid 71%-l on raskusi õigete sõnade valimisega, et vältida teiste solvamist, ja 56%-l on ebakindlus suhtluse jaoks õige tooni leidmises.

Toonil on oluline mõju inimeste koostööle. Kui suhtlemisel on positiivne toon,

• 62% vastab kiiremini
• 57% reageerivad tulevastele taotlustele paremini
• 48% tegeleb murega või teeb tööd kvaliteetsemalt
• Ja 59% tajub saatjat positiivsemalt

Nende jaoks, kes asuvad USA-s erinevates kontorites või väljaspool USA-d asuvates kontorites või kes on täiesti eemal, suureneb iga protsent 3–11%.

Õige tooni loomine

Õige tooni leidmine on delikaatne protsess ja erinevate suhtluselementide peen segu. Siit saate teada, kuidas tasakaal õigeks saada.

#1 – olge asjalik, kuid sõbralik

Üks esimesi viise õige tooni leidmiseks on olla asjalik, aga ka sõbralik. Peate seda lähenemist oma kultuuri ja rolli jaoks lihvima, kuid üldiselt hindavad inimesed pigem tervitusi, mitte otse teie sisusse sukeldumist. Ja kommentaar nagu “Ma loodan, et sul läheb hästi” või a lühiajaline ilmateade või aastaaeg võib pakkuda positiivset rada ärivahetuseks.

Soovite olla lühidalt ja eriti kasutada neid taktikaid esimeses teemat avavas sõnumis. Kuid siis soovite keskenduda konkreetsele ettevõttele, olemata liiga formaalne. Võrrelge oma parimat suhtlust ärilise vabaaja garderoobiga, kus te ei paista end dressipükstes, aga te pole ka kolmeosalise ülikonnaga. Olete keskendunud tulemustele, mida peate saavutama, kuid positiivse häälega.

# 2 – olge enesekindel, kuid mitte ülbe

Suhtlemisel olete kõige tõhusam, kui tasakaalustate enesekindlust alandlikkusega. Olge selge ja oma seisukoht, kuid küsige ka sisendit, kui see on asjakohane. Andke oma tooniga saatjale teada, et teil on oma vaated, kuid väärtustage ka nende vaatenurki, teades, et teil pole kõiki vastuseid.

#3 – olge ülevaatlik, kuid mitte napisõnaline

Soovite oma ärisuhtluses jõuda punktini, kuid vältige lühidalt ega räiget olemist. Esitage kontekst ja ärge eeldage, et inimesed teavad teie suhtluse tausta – kui te pole kindel, et nad teavad. Enne saatmist muutke oma suhtlust nii, et esitaksite piisavalt üksikasju, ilma lugejat üle koormamata.

Samuti tehke selgeks, mida te taotlete. Kaaluge kommünikees varakult asja juurde jõudmist ja seejärel sõnumi viimases osas rohkem üksikasju või tausta lisamist.

Mõnikord on see, mida te ei lisa, sama oluline kui see, mida te teete – seega olge oma ütlemise osas valiv ja lisage sisu kõige kriitilisemad elemendid. Lisaks ärge liialdage kirjutatud sõna. Kui kirjaliku lähetuse lugemiseks kulub rohkem kui viis minutit, see sisaldab rohkem kui viis punkti või nõuab rohkem kui viit lööki, on see tõenäoliselt parem kiire kõne või sõnavahetus.

# 4 – olge veenev, kuid mitte emotsionaalne

Kui tunnete mõnda teemat kirglikult või kui olete vihane või pettunud, olge oma vastuse suhtes eriti ettevaatlik. Kui olukord on õige, peaksite olema veenev millegi põhjendamisel, kuid vältige kaitsvat, emotsionaalset või vihast suhtumist sinu toonil. Kui tunnete end eriti laetuna, võiksite oodata paar tundi enne saatmisnuppu või isegi sellel magada, enne kui oma märkme käivitate.

# 5 – olge autentne, kuid mitte tähelepanematu

Eelkõige tahate oma suhtluses olla sina ise – samal ajal olete tähelepanelik sellele, mis on teie suhtluse adressaadi(te)le kõige mõjuvam. Kui keegi, kes on väga andmepõhine, võiksite esitada tõendid või tundlikuma inimese jaoks võite kulutada lisalause soojendusjoonele. Kuid ärge minge liiale ja tehke seda veenduge, et olete autentne. Mõelge sellele, kuidas teie suhtlus vastu võetakse ja kuidas adressaadile kõige rohkem meeldib teavet kuulda ja kuidas ta kõige paremini aru saab.

See on ime

Suurepärane suhtlus oskab suhteid luua ja suurendate oma usaldusväärsust, kuid teil on palju takistusi. Kasutate sõna, mida keegi teine ​​tõlgendab negatiivselt. Te kavatsete tooni, mida adressaat valesti loeb. Viivitate vastamisega ja teie kolleeg teeb valesid oletusi selle kohta, miks te seda tegite. Ja kirjaliku suhtluse korral puuduvad teil kõik mitteverbaalsed vihjed ja vihjed. See on natuke ime, et me üldse suudame suhelda, kui barjääride üle mõtisklete.

Kuid tahtlikkus aitab. Kui võtate aega hästi suhtlemiseks, vaatate oma vaatajaskonnaga ning loete uuesti ja redigeerite, saate sellest kasu.

Peale selle, kui olete suhtluse adressaat, saate ka saatjale anda kahtluse kasu – teades tõkkeid, saate vaadata sõnasõnalistest sõnadest kaugemale ja kuulata positiivseid kavatsusi.

Kavatsus ei ole sama mis mõju

Olete kuulnud, et kavatsus ei võrdu mõjuga ja see kehtib eriti kirjaliku suhtluse, asünkroonse suhtluse ja kaugsuhtluse puhul. Kuid tasub pingutada, et luua suhteid, arendada oma usaldusväärsust ja saada oma töös hiilgavalt edu.