Kas vähem koosolekuid võib vaikset lahkumist tagasi pöörata? Uuring ütleb "jah"

Nõudlus nullkohtumiste järele on muutunud töökohavahetust kaaluvatele töötajatele läbirääkimiste elemendiks. Uues uurimuses tarkvarafirmast Otter.ai ja Charlotte'i Põhja-Carolina ülikoolist. Osalejad teatasid, et nende kalendris on liiga palju koosolekuid, mistõttu nad tunnevad end "nördinult" ja "pettunult".

Teistes uudistes… vesi on märg.

Sisekoosolekud on olnud kipitav valdkond juba üle kümne aasta, kuid töötajate massiline tagasiastumine peaks motiveerima juhte oma organisatsiooni seda aspekti uuesti läbi vaatama. Töökoha eksperdina mitme raamatu ja a TED rääkida Lihtsustades on “null koosolekut” olnud minu rallihüüd juba aastaid.

REKLAAM

Uurimisprotsessi kaudu Miks lihtsalt võidab, leidsin, et töökoha keerukus tuleneb kahest allikast: organisatsioonist endast ja üksikud töötajad. Organisatsiooni keerukus on seotud valdkonna eeskirjadega, aga ka inimeste, sammude, otsuste ja andmepunktide arvuga, mida on vaja teie ettevõttes millegi sisukaks tegemiseks. Näiteks kinnituste arv teie töölevõtmise protsessis või vastavusnõuded tarbijaandmete haldamisel Ühendkuningriigis või Lõuna-Koreas.

Individuaalne keerukus seevastu viitab ühe inimese või ühe organisatsiooni loodud bürokraatiale. Reaalse maailma näide on VP, kes peab iganädalase viietunnise koosoleku, või äriüksus, kellel on eriline oskus PowerPointide jaoks, mis sisaldavad üle 200 slaidi.

Teie enda ettevõttes mõjutavad koosolekuid nii organisatsioonikultuur kui ka inimesi, kes neid juhivad ja osalevad. Juhitavate või osalevate koosolekute keerukuse väljajuurimiseks vastake järgmisele kuuele väitele kas "Järjepidevalt", "Mõnikord", "Harva" või "Mitte kunagi".

REKLAAM

1. Ma kulutan igal nädalal 20% või vähem oma ajast ebaproduktiivsetele koosolekutele/kõnedele.

2. Ma juhin/julustan oma meeskonda tegutsema lihtsustamist silmas pidades.

3. Minu juhitud koosolekud algavad ja lõpevad õigel ajal.

4. Minu organisatsiooni koosolekutel on selge eesmärk ja päevakava.

5. Kohtumistele, kus ma osalen, kutsutakse ainult hädavajalikke inimesi.

6. Tunnen end mugavalt, kui keeldun koosolekukutsetest või delegeerin osalemise kellelegi teisele.

REKLAAM

Arvutage kogusumma, kasutades iga vastuse jaoks järgmist tulemuskaarti:

· Pidevalt = 0

· Mõnikord = 1 punkt

· Harva = 2 punkti

· Mitte kunagi = 3 punkti

Kui sa kokkutuleksid 1 kuni 4 punkti, otsige võimalusi koosolekute lihtsustamiseks oma organisatsioonis. Praegu on see teie igapäevatöö aspekt funktsionaalne, kuid vähemalt üks vastus "mitte kunagi" või "harva" tekitab keerukust. Uurige seda piirkonda ja tehke kurssi kohe, et vältida saastumist ettevõtte muudes aspektides.

REKLAAM

Kui teie kogusumma on 5 kuni 9 punkti, ilmnevad teie organisatsiooni koosolekutel keerukuse sümptomid ja kui neid ei kontrollita, levivad need tõenäoliselt ka teistele toimingute aspektidele. Kaaluge viivitamatult koosoleku auditi läbiviimist, et teha kindlaks, millised koosolekud on väärtuslikud ja millised tuleks visata tulejärve.

Kui skoorite 10 kuni 14 punkti, on koosolekud suur keerukuse allikas. On tõenäoline, et probleem ulatub teie organisatsioonist kaugemale ja laieneb kogu ettevõttele. Kuna keerukus mõjutab kõike alates staatusekoosolekutest ja ajurünnakutest kuni planeerimise ja otsuste tegemiseni, on teie ettevõte tõenäoliselt mitmel rindel esimese käiguga kinni jäänud.

Lõpuks, kui arvutasite summa 15 või rohkem, koosolekute keerukus on ohtlik. Kuigi ettevõtte ressursse raisatakse murettekitava kiirusega, on töötajad status quoga leppinud. Inimesed on leppinud vaikse loobumise mentaliteediga või püüavad aktiivselt saboteerida muutusi. Igal juhul nõuab teie koosolekute olukord viivitamatut tähelepanu.

REKLAAM

Nüüd jagage oma meeskondadega kuut väidet ja diagnoosi ning paluge neil välja tuua tõenäolised põhjused, miks keerukus on koosolekuid kaaperdanud – ja pakkuda ideid lihtsustamiseks. Planeerige seanss, et arutada nii põhjuseid kui ka lahendusi, mis tuleks tahvlile jäädvustada.

Pärast lahenduste teostatavuse üle arutlemist hääletage, millised kolm tuleks kohe rakendada – ja tehke seda. Lahenduste näited võivad hõlmata järgmist: "Koosolekute piiramine kuni kaheksa osalejani" või "iga koosolekukutse peab sisaldama päevakorda" ja "pühenduge koosolekuvabadele reedetele". Tavapärase äritegevuse naasmise vältimiseks kaaluge nende ootustega kohtumismantra loomist ja jagage seda kogu ettevõttega.

Kui teil on vaja seda uut lähenemist suuremale ettevõttele kinnitada, lisage meeldetuletus, et koosolekud on kallid. Mittevajalike koosolekute vähendamine või kõrvaldamine mitte ainult ei paranda töötajate moraali ja suurendab töövõimet, vaid ka aitab organisatsioonidel kulusid drastiliselt vähendada. 100 töötajaga ettevõtete puhul on sääst umbes 2.5 miljonit dollarit aastas ja 5000 töötajaga ettevõtete puhul suureneb see arv enam kui 100 miljoni dollarini.

REKLAAM

Kui uurite, kuidas teie organisatsioonis koosolekuid peetakse, ja eemaldate need, mis on oma aja ära elanud, võib see aidata töötajaid hoida ja juhtida ettevõtet suurema tootlikkuse poole. Julgustage oma meeskonda keelduma mis tahes koosolekust, millel pole selget eesmärki, otsustajat või päevakorda, ja premeerige töötajaid, kes selles valdkonnas järjekindlalt julgust üles näitavad. Jätkake uute koosolekute kahtluse alla seadmist ja praeguste koosolekute sujuvamaks muutmist ning olete tunnistajaks nihkele vaikselt lõpetamisest nutikama ja lihtsama tööviisi poole.